Có những việc nằm trong danh sách cả tháng: "làm báo cáo quý", "dọn nhà", "học tiếng Anh", "viết luận văn". Mỗi lần nhìn thấy là thở dài rồi chuyển sang việc khác. Không phải bạn không muốn làm, mà là cái việc đó to đến mức không biết đặt tay vào đâu.
Câu trả lời thẳng: một việc chỉ thật sự bắt đầu được khi bước đầu tiên của nó rõ tới mức bạn biết ngay tay mình phải làm gì, và nhỏ tới mức làm xong trong mười lăm phút. "Làm báo cáo quý" không phải là một việc, nó là cả một dự án. "Mở tệp số liệu tháng bảy, chép tổng doanh thu vào ô đầu" mới là một việc. Phần dưới chỉ cách bẻ như vậy, từng bước.
Vì sao việc to làm mình đứng im
Khi nhìn một việc to và mơ hồ, đầu óc phải cùng lúc đoán xem việc gồm những phần nào, phần nào trước, mất bao lâu, có làm nổi không. Tất cả câu hỏi đó cùng ập tới tạo ra cảm giác ngợp, và cách dễ nhất để thoát cảm giác ngợp là… làm việc khác. Đó là lý do bạn bỗng thấy rất muốn dọn bàn hay trả lời tin nhắn ngay lúc định bắt tay vào việc lớn.
Chia nhỏ không làm việc bớt đi, nhưng nó tách phần "nghĩ xem làm gì" khỏi phần "làm". Bạn nghĩ một lần, ghi ra, rồi sau đó chỉ việc làm theo từng dòng. Mỗi dòng xong lại cho một cảm giác hoàn thành nhỏ, và chuỗi cảm giác nhỏ đó chính là thứ nuôi động lực đi tiếp.
Còn một lợi ích ít được nhắc: bước nhỏ giúp ước lượng thời gian chính xác hơn. Hỏi "viết luận văn mất bao lâu" thì không ai trả lời được; hỏi "viết năm câu hỏi cho chương một mất bao lâu" thì ai cũng đoán được gần đúng. Ý tưởng chia nhỏ không mới, các sách về năng suất đã bàn nhiều. Ở đây chỉ tập trung vào phần thực hành: chia thế nào cho đúng, và tránh những cái bẫy khiến danh sách chia nhỏ lại trở thành một gánh nặng mới.
Bốn dấu hiệu của một bước nhỏ đúng nghĩa
Bắt đầu bằng một động từ cụ thể. Mở, gọi, viết, chép, gửi, đọc, đo, mua. Những chữ như "lo", "xử lý", "tìm hiểu", "chuẩn bị" quá chung chung, chúng vẫn là việc to đội lốt việc nhỏ.
Làm được trong mười lăm đến ba mươi phút. Nếu ước lượng lâu hơn, chia tiếp. Bước nhỏ không cần đẹp, chỉ cần vừa một khoảng thời gian bạn chịu được.
Biết lúc nào là xong. "Viết phần mở đầu" chưa rõ lúc nào xong. "Viết ba câu mở đầu, chưa cần hay" thì rõ. Có điểm kết thì mới có cảm giác hoàn thành.
Làm được ngay ở chỗ bạn đang ngồi. Nếu bước đầu tiên đòi phải ra ngân hàng hay chờ người khác trả lời, thêm một bước nhỏ hơn trước nó: "nhắn hỏi giờ mở cửa", "gửi email xin số liệu". Bước phụ thuộc người khác thì nên làm sớm trong ngày, để có thời gian chờ phản hồi.
Thử nhanh bằng một câu hỏi. Đọc bước đó lên và hỏi: "Nếu bây giờ có người đứng cạnh nhắc làm ngay, mình có biết bắt đầu không?" Nếu câu trả lời là có, bước đã đủ nhỏ. Nếu còn ngập ngừng, chỗ ngập ngừng chính là chỗ cần chia tiếp.
Cách chia một việc to trong năm phút
Lấy một tờ giấy hoặc mở ghi chú trên điện thoại. Không cần công cụ gì phức tạp.
- Viết tên việc to ở trên cùng, rồi viết dưới nó câu "xong nghĩa là…" — mô tả kết quả cuối cùng bằng một câu cụ thể.
- Liệt kê ba đến bảy phần lớn của việc, không cần đúng thứ tự.
- Với phần nào bạn thấy cần làm trước, viết ra bước đầu tiên theo bốn dấu hiệu ở trên.
- Nếu bước đó vẫn khiến bạn ngại, chia nó nhỏ hơn nữa, cho tới khi thấy "cái này thì làm được".
- Khoanh tròn bước đầu tiên, đặt hẹn giờ và làm ngay, không lên kế hoạch thêm.
- Làm xong thì gạch đi và viết bước tiếp theo. Không cần chia hết cả việc ngay từ đầu.
Bước cuối là điểm hay bị bỏ qua: không cần lên kế hoạch hoàn hảo cho toàn bộ. Chỉ cần luôn có sẵn bước kế tiếp. Nhiều phần của việc sẽ chỉ rõ ra sau khi bạn đã làm những phần trước.
Ví dụ chia nhỏ cho từng tình huống
Một vài việc to thường gặp và bước đầu tiên đủ nhỏ để bắt tay vào ngay hôm nay:
| Việc to | Bước đầu tiên quá to | Bước đầu tiên vừa sức |
|---|---|---|
| Làm báo cáo quý | Tổng hợp số liệu | Mở tệp tháng gần nhất, chép ba con số chính vào một trang trống |
| Dọn nhà sau nhiều tuần bừa | Dọn phòng khách | Cầm một chiếc túi, nhặt hết rác trên bàn trà |
| Học tiếng Anh lại | Ôn ngữ pháp | Nghe một đoạn hội thoại năm phút, ghi lại ba từ mới |
| Viết luận văn | Viết chương một | Viết ra năm câu hỏi chương một cần trả lời, chưa cần câu trả lời |
| Chuẩn bị chuyển nhà | Đóng đồ | Lấy một thùng các-tông, xếp hết sách trên một ngăn kệ |
| Sắp xếp lại tài chính cá nhân | Lập ngân sách | Ghi lại tất cả khoản đã chi ngày hôm qua |
Để ý cột giữa: những "bước đầu" đó nghe có vẻ đã nhỏ, nhưng thực ra vẫn là cụm nhiều việc. Đó chính là lý do người ta chia rồi mà vẫn không bắt đầu được.
Xếp các bước nhỏ vào một ngày thật
Chia xong rồi còn một câu hỏi nữa: làm bước nào vào lúc nào. Cách đơn giản là nhìn vào năng lượng của mình trong ngày. Phần lớn người đi làm có một khoảng một đến hai tiếng đầu óc sáng nhất, thường là buổi sáng; đặt bước khó nhất hoặc bước cần suy nghĩ nhiều nhất vào khoảng đó. Những bước kiểu chép số liệu, gửi email, sắp xếp tệp thì để vào buổi chiều, lúc đầu óc đã chậm lại.
Đừng xếp kín cả ngày. Một ngày làm được ba đến năm bước nhỏ của việc lớn, bên cạnh việc thường lệ, đã là một ngày tốt. Xếp mười bước thì gần như chắc chắn không xong, và cảm giác hụt cuối ngày lại kéo động lực xuống. Hãy chừa khoảng trống cho những việc phát sinh, vì chúng luôn phát sinh.
Cuối ngày, nhìn lại danh sách và viết bước đầu tiên cho sáng mai. Thói quen nhỏ này giúp buổi sáng không phải bắt đầu bằng câu hỏi "giờ làm gì đây", mà bắt đầu ngay bằng việc.
Mười phút làm ngay
Ngay bây giờ, chọn một việc đang treo trong danh sách của bạn lâu nhất và làm theo:
- Viết tên việc lên giấy.
- Viết câu "xong nghĩa là…" cho nó.
- Viết bước đầu tiên bắt đầu bằng động từ, làm được trong mười lăm phút.
- Hỏi lại: mình có biết tay mình làm gì đầu tiên không? Nếu chưa, chia tiếp.
- Đặt hẹn giờ và làm bước đó.
- Nhắn cho mình hoặc ghi chú: "đã làm bước một, bước hai là…"
Nếu hẹn giờ kêu mà bạn đang trôi, cứ làm tiếp. Nếu thấy muốn dừng, dừng thật và không tự trách — ít nhất bước một đã xong, và bước hai đã được viết sẵn cho lần sau. Mười phút này thường đủ để một việc treo cả tháng bắt đầu chuyển động. Cảm giác "mình đã vào việc" khác hẳn cảm giác "mình đang nợ việc", và chỉ cần có nó là động lực đã khá hơn nhiều.
Chia nhỏ theo từng kiểu người
Sinh viên làm tiểu luận, đồ án. Chia theo đầu ra chứ không chia theo thời gian: dàn ý, danh sách tài liệu, phần mở đầu, từng mục thân bài. Mỗi buổi ngồi thư viện chỉ nhận một hai đầu ra nhỏ, xong là được nghỉ.
Người đi làm văn phòng. Việc to thường bị chen ngang bởi họp và tin nhắn. Chia sao cho mỗi bước vừa khoảng trống giữa hai cuộc họp, ba mươi phút là đẹp. Viết sẵn bước kế tiếp trước khi đi họp để quay lại không mất thời gian khởi động.
Cha mẹ bận con nhỏ. Thời gian rảnh đến theo từng mẩu mười phút, khó đoán trước. Chia việc thật nhỏ, cỡ năm đến mười phút, để mẩu thời gian nào cũng dùng được: con ngủ trưa thì làm một bước, con chơi một mình thì làm bước nữa.
Trưởng nhóm giao việc cho người khác. Giao "làm báo cáo" thì người nhận cũng ngợp y như mình. Cùng nhau viết ra bước đầu tiên ngay trong lúc giao, kèm câu "xong nghĩa là…", đội sẽ vào việc nhanh hơn hẳn.
Người hay cầu toàn. Hay kẹt ở bước đầu vì muốn làm thật hoàn hảo. Thêm chữ "nháp" hoặc "chưa cần hay" vào mỗi bước đầu tiên, để cho phép mình làm thô trước, sửa sau.
Những cái bẫy khi chia nhỏ
Chia quá kỹ rồi mệt vì chính danh sách. Có người mất cả buổi để lập danh sách năm mươi bước, đẹp như kế hoạch dự án, rồi kiệt sức không làm bước nào. Chỉ chia vừa đủ để có bước kế tiếp.
Bước nhỏ vẫn mơ hồ. "Tìm hiểu về chủ đề" là ví dụ kinh điển. Đổi thành "đọc hai bài và ghi ba ý chính" thì mới làm được.
Chỉ làm bước dễ, né bước khó. Chia nhỏ giúp bắt đầu, nhưng nếu cứ nhặt những bước thoải mái nhất thì phần khó sẽ dồn lại cuối. Mỗi ngày nên có ít nhất một bước thuộc phần khó.
Không cập nhật khi thực tế thay đổi. Danh sách là công cụ, không phải hợp đồng. Thấy bước nào không còn cần thì gạch, thấy thiếu thì thêm.
Tự trách khi một ngày không làm được bước nào. Ngày như vậy sẽ có. Hôm sau quay lại đúng bước đang dở, không cần làm bù.
Câu hỏi thường gặp
Chia nhỏ công việc bao nhiêu là vừa?
Mỗi bước nên làm xong trong mười lăm đến ba mươi phút, bắt đầu bằng một động từ cụ thể và có điểm xong rõ ràng. Nếu nhìn vào bước đó mà vẫn ngại, đó là dấu hiệu nên chia thêm một lần nữa.
Có cần chia hết cả việc từ đầu không?
Không cần. Chỉ cần biết kết quả cuối cùng và luôn có sẵn bước kế tiếp. Nhiều phần của việc chỉ rõ ra sau khi đã làm xong phần trước, chia quá sớm dễ phải làm lại danh sách.
Dùng giấy hay ứng dụng để chia việc tốt hơn?
Tuỳ thói quen. Giấy có lợi là ít bị phân tâm và gạch bằng tay cho cảm giác hoàn thành rõ hơn. Ghi chú trên điện thoại tiện mang theo. Công cụ không quan trọng bằng việc mỗi bước được viết đủ cụ thể.
Chia nhỏ rồi mà vẫn không bắt đầu được thì sao?
Có thể bước vẫn còn to hoặc mơ hồ, hãy chia tiếp. Cũng có thể bạn đang mệt chứ không phải việc khó vào; khi đó nên nghỉ và ngủ đủ trước. Nếu tình trạng kéo dài nhiều tuần với mọi việc, nên nói chuyện với người tin cậy hoặc chuyên gia.
Chia nhỏ có áp dụng cho việc nhà và việc học không?
Có, và thường rất hợp. Dọn nhà, ôn thi, học kỹ năng mới đều là những việc to dễ khiến người ta né. Bắt đầu bằng một ngăn kệ, một trang ghi chú hay năm phút nghe là đủ để vào việc.
Làm sao giữ nhịp sau khi đã làm xong bước đầu?
Trước khi dừng, luôn viết sẵn bước kế tiếp. Lần sau ngồi vào, bạn không phải nghĩ lại từ đầu mà làm luôn. Thói quen nhỏ này giúp việc lớn trôi đều qua nhiều ngày.