Nhóm bạn có sáu người, việc vẫn chạy, hạn vẫn kịp, nhưng cuộc họp sáng thứ Hai im phăng phắc, mỗi người cắm mặt vào máy, ăn trưa mỗi người một góc. Không ai cãi nhau, cũng không ai háo hức. Bạn là trưởng nhóm — có thể chỉ là người được giao điều phối, không có quyền tăng lương hay thưởng — và tự hỏi mình làm được gì.
Ý chính trước: không khí nhóm được tạo bởi những nhịp nhỏ lặp lại nhiều hơn là những buổi liên hoan lớn. Một trưởng nhóm nhỏ, không cần ngân sách, vẫn đổi được không khí bằng ba thứ: cuộc họp có chỗ cho con người chứ không chỉ cho đầu việc, sự ghi nhận đều đặn và cụ thể, và việc giữ cho mỗi người thấy rõ phần mình góp vào kết quả chung.
Bài này không bàn chính sách nhân sự hay lương thưởng. Nó dành cho người dẫn một nhóm nhỏ — ở văn phòng, câu lạc bộ, nhóm tình nguyện, nhóm học tập — muốn mỗi tuần làm việc cùng nhau bớt nặng nề.
Vì sao nhóm hụt hơi dù chẳng có chuyện gì to tát
Nhóm hiếm khi mất lửa vì một biến cố lớn. Thường đó là chuỗi điều nhỏ: việc cứ đến dồn dập mà không ai ngừng lại xem đã làm được gì; người làm tốt không được nhắc tên; ý kiến góp trong họp không thấy được tiếp nhận; mỗi người chỉ thấy mảnh việc của mình mà không thấy bức tranh chung. Sau vài tháng, ai cũng làm đủ phần mà không ai thấy hào hứng.
Một nguyên nhân hay gặp nữa là trưởng nhóm tự mình cũng đuối. Không khí của nhóm nhỏ rất dễ phản chiếu tâm trạng của người dẫn. Nếu bạn bước vào cuộc họp với gương mặt mệt mỏi và danh sách việc dài, cả nhóm đọc được điều đó trước khi bạn nói câu đầu tiên. Không cần giả vờ phấn khởi — người ta nhận ra ngay — nhưng nên chăm phần năng lượng của mình trước khi đòi hỏi ở người khác.
Cũng nên phân biệt nhóm hụt hơi với nhóm quá tải. Nếu ai cũng làm thêm giờ liên tục nhiều tuần, vấn đề không nằm ở tinh thần mà ở khối lượng việc, và việc đúng là nói chuyện với cấp trên về nguồn lực. Mọi kỹ thuật giữ lửa đều vô dụng trước một nhóm đang kiệt sức.
Nhịp tuần của một trưởng nhóm nhỏ
Mỗi việc dưới đây tốn từ năm đến hai mươi phút. Giữ đều trong vài tuần, không khí sẽ thay đổi trước khi bạn kịp nhận ra.
| Thời điểm | Việc làm | Vì sao có tác dụng |
|---|---|---|
| Sáng thứ Hai | Họp ngắn, mở bằng một câu hỏi nhẹ trước khi vào việc | Mọi người nói một câu không phải về việc, cuộc họp bớt cứng |
| Giữa tuần | Hỏi riêng từng người: có gì đang vướng không | Gỡ vướng sớm, người làm thấy được quan tâm |
| Khi có việc xong | Nhắc tên người làm trong nhóm chat, kèm việc cụ thể | Ghi nhận kịp lúc, cả nhóm thấy ai đang góp gì |
| Chiều thứ Sáu | Mười phút nhìn lại: tuần này nhóm làm được gì | Thấy tiến bộ chung, khép tuần bằng cảm giác có kết quả |
| Mỗi tháng một lần | Một buổi ăn trưa hoặc cà phê chung, không bàn việc | Nhìn nhau như con người, không chỉ như đầu việc |
Việc chiều thứ Sáu là việc nhiều nhóm bỏ qua nhất. Khi không ai dừng lại nhìn lại, mọi tuần đều có cảm giác dang dở. Mười phút liệt kê những gì đã xong biến một tuần mệt mỏi thành một tuần có thành quả.
Câu hỏi mở đầu cuộc họp cho bớt cứng
Một câu hỏi nhẹ, mỗi người trả lời trong một câu, tốn ba phút. Chọn câu không riêng tư quá, không ép ai phải chia sẻ điều không muốn:
- Cuối tuần vừa rồi có món ăn nào ngon không?
- Một việc nhỏ tuần trước làm bạn thấy vui?
- Tuần này bạn đang mong chờ điều gì?
- Nếu được chọn làm một việc trong danh sách tuần này đầu tiên, bạn chọn việc gì?
- Một điều bạn học được tuần trước, trong hay ngoài công việc?
- Mức năng lượng hôm nay của bạn từ một đến năm?
Câu cuối cùng đặc biệt hữu ích. Nó cho bạn biết ai đang đuối mà không cần hỏi riêng, và cho mọi người quyền nói "hôm nay mình hơi mệt" mà không phải giải thích. Khi người ta được thật với nhau về năng lượng, họ bớt phải gồng.
Đừng biến câu mở đầu thành nghi thức bắt buộc ai cũng phải trả lời vui vẻ. Cho phép bỏ qua. Mục đích là để cuộc họp có chỗ cho con người, không phải thêm một việc phải diễn.
Ghi nhận nhau: từ trưởng nhóm xuống và giữa các thành viên
Ghi nhận cụ thể, kịp lúc. Nói ngay trong ngày hoặc hôm sau, kèm việc cụ thể. "Cảm ơn Lan đã soát lại bảng giá, nhờ vậy mình bắt được lỗi trước khi gửi khách." Lời ghi nhận chậm một tháng mất gần hết sức nặng.
Ghi nhận việc khó nhìn thấy. Người gỡ rối kỹ thuật lúc nửa đêm, người giữ liên lạc với khách khó tính, người hướng dẫn thành viên mới. Những việc này không hiện lên báo cáo nhưng giữ cho nhóm chạy.
Mở kênh để thành viên ghi nhận nhau. Một góc trong buổi nhìn lại thứ Sáu: "Tuần này bạn muốn cảm ơn ai?" Lời cảm ơn từ đồng nghiệp ngang hàng thường làm người ta vui hơn lời khen từ người dẫn.
Không biến ghi nhận thành thi đua. Bảng xếp hạng, "nhân viên xuất sắc tuần" dễ làm người không được chọn thấy bị bỏ lại. Với nhóm nhỏ, ghi nhận theo việc tốt hơn ghi nhận theo người.
Ghi nhận cả nỗ lực chưa thành. Một ý tưởng thử mà chưa được, một cách làm mới chưa hiệu quả. Nếu chỉ thành công mới được nhắc, nhóm sẽ thôi thử điều mới.
Giữ cho mỗi người thấy phần mình trong bức tranh chung
Người ta hăng hái hơn khi biết việc mình làm đi đến đâu. Nhân viên nhập liệu khó hào hứng khi chỉ thấy những bảng tính vô tận; họ hào hứng hơn khi biết dữ liệu đó giúp nhóm bán hàng gọi đúng khách, và tuần trước có ba hợp đồng đến từ đó. Trưởng nhóm là người đứng ở vị trí thấy được cả hai đầu, nên việc kể lại kết quả cho người làm là trách nhiệm của bạn.
Cách làm đơn giản: mỗi khi có phản hồi tốt từ khách, từ phòng ban khác, từ cấp trên, chuyển lại cho đúng người đã làm ra nó, kèm câu nói rõ phần của họ. Đừng để lời khen dừng ở chỗ bạn.
Giao việc cũng vậy. Thay vì chỉ giao "làm báo cáo này trước thứ Năm", nói thêm một câu vì sao báo cáo quan trọng và ai sẽ dùng nó. Câu giải thích tốn mười giây nhưng biến một việc vô danh thành một việc có ý nghĩa. Và khi có thể, cho người làm quyền chọn cách làm — cảm giác được tự quyết một phần là nguồn hứng khởi rất bền.
Đón thành viên mới để họ hăng hái từ tuần đầu
Tuần đầu tiên quyết định khá nhiều cảm giác của người mới về nhóm. Nếu họ ngồi cả buổi sáng chờ máy, không ai giới thiệu, ăn trưa một mình, họ sẽ mang theo cảm giác "mình là người ngoài" rất lâu. Ngược lại, vài việc nhỏ chuẩn bị trước giúp họ thấy được chờ đợi.
Trước ngày họ đến, chuẩn bị chỗ ngồi, tài khoản, một danh sách việc nhẹ cho tuần đầu. Ngày đầu, giới thiệu họ với từng người kèm một câu về việc người đó làm, chứ không chỉ đọc tên. Chọn một người trong nhóm làm "bạn đồng hành" tuần đầu để họ hỏi những điều nhỏ mà ngại hỏi trưởng nhóm. Rủ ăn trưa chung ít nhất một lần.
Cuối tuần đầu, hỏi riêng: "Tuần này có gì khó hiểu, có gì thấy hay?" Giao cho họ một việc nhỏ có thể hoàn thành và được nhìn thấy trong hai tuần đầu, rồi ghi nhận khi xong. Cảm giác đóng góp được sớm là thứ làm người mới hăng hái, và người cũ cũng thấy nhóm có thêm sinh khí.
Khi chính người dẫn nhóm cũng hết lửa
Trưởng nhóm nhỏ thường là người kẹp giữa: nhận áp lực từ trên, giữ tinh thần cho dưới, và vẫn phải làm phần việc chuyên môn của mình. Không ít người dẫn nhóm âm thầm cạn sức trong khi vẫn cố tỏ ra phấn chấn. Điều đó không bền.
Một vài việc giúp bạn giữ năng lượng của mình: có ít nhất một người ngang hàng — trưởng nhóm khác, bạn cũ — để than thở và hỏi ý mà không phải giữ hình ảnh; chặn trong lịch một khoảng thời gian cố định mỗi tuần cho phần việc bạn thích nhất; và cho phép mình nói với nhóm "tuần này mình hơi đuối" một cách bình thản. Sự thật thà vừa phải làm nhóm tin bạn hơn, không phải kém đi.
Nếu tình trạng mệt mỏi kéo dài nhiều tuần, ảnh hưởng tới giấc ngủ và sức khoẻ, đó không còn là chuyện kỹ năng dẫn nhóm. Nên nói chuyện với cấp trên về khối lượng việc và tìm gặp chuyên gia khi cần. Người dẫn nhóm khoẻ là điều kiện đầu tiên để nhóm có lửa.
Dấu hiệu nhóm đang hụt hơi và việc nên làm
Họp xong không ai có câu hỏi. Có thể mọi người thấy góp ý không được tiếp nhận. Thử hỏi riêng một hai người, rồi lần họp sau nói rõ ý kiến nào đã được dùng.
Việc trễ hạn mà không ai báo trước. Người ta ngại báo tin xấu. Nói rõ trong nhóm: báo sớm việc trễ là điều được hoan nghênh, không phải bị trách.
Một người bỗng trầm hẳn. Hỏi riêng, không trước nhóm. Nếu họ có chuyện riêng nặng nề, linh động lịch làm việc trong khả năng của bạn và gợi ý họ tìm người hỗ trợ chuyên môn khi cần.
Nhóm tách thành phe nhỏ. Đổi cặp làm việc, giao việc chung cho những người ít khi làm cùng nhau. Không khí chia phe thường tan khi người ta có chung một kết quả để tự hào.
Ai cũng làm thêm giờ triền miên. Đây là vấn đề khối lượng việc, không phải tinh thần. Mang số liệu lên cấp trên, cắt bớt việc ít giá trị trước khi tìm cách "truyền lửa".
Câu hỏi thường gặp
Trưởng nhóm không có quyền thưởng tiền thì giữ lửa bằng gì?
Bằng ghi nhận cụ thể, quyền tự quyết trong cách làm, việc chuyển lời khen của khách tới đúng người, và một nhịp họp có chỗ cho con người. Những thứ này không tốn tiền, và với nhiều người, chúng giữ hứng khởi lâu hơn một khoản thưởng.
Có nên tổ chức hoạt động gắn kết bắt buộc ngoài giờ?
Nên hạn chế. Hoạt động ngoài giờ bắt buộc dễ thành gánh nặng với người có con nhỏ hay việc riêng. Ưu tiên hoạt động trong giờ làm, như bữa trưa chung hay buổi cà phê đầu tháng, và để mọi người tự nguyện.
Một thành viên luôn tiêu cực làm cả nhóm chùng xuống, nên làm gì?
Nói chuyện riêng, hỏi điều gì đang làm họ không hài lòng; nhiều khi đằng sau là một vướng mắc có thật. Nếu sau đó thái độ vẫn ảnh hưởng tới người khác, nói rõ kỳ vọng về cách góp ý trong nhóm một cách bình tĩnh và cụ thể.
Mình là người hướng nội, có làm trưởng nhóm truyền lửa được không?
Được. Không khí nhóm không cần một người hô hào; nó cần một người để ý và giữ nhịp đều. Hỏi han riêng, ghi nhận bằng tin nhắn, chuẩn bị cuộc họp chu đáo là những việc người hướng nội thường làm rất tốt.
Làm việc từ xa thì giữ không khí nhóm thế nào?
Giữ cuộc gọi ngắn đầu tuần có bật camera nếu mọi người thoải mái, lập một kênh chat riêng cho chuyện vui không liên quan việc, và hẹn gặp trực tiếp định kỳ nếu được. Ghi nhận bằng chữ càng cần cụ thể vì thiếu nét mặt.
Bao lâu thì thấy không khí nhóm thay đổi?
Thường sau ba đến sáu tuần giữ nhịp đều, mọi người bắt đầu nói nhiều hơn trong họp và tự ghi nhận nhau. Điều quan trọng là đều đặn; một buổi liên hoan lớn rồi bỏ đó ít tác dụng hơn mười buổi nhìn lại ngắn.