Cuộc họp sáng thứ Hai, quản lý giao cho bạn đúng cái việc mà cả phòng ngại nhất: tổng hợp số liệu từ mười bộ phận, soạn lại hồ sơ cũ, hay làm đầu mối cho một sự kiện nội bộ trong khi bạn vốn làm chuyên môn khác. Bạn gật đầu, nhưng trong bụng là cả một trời ấm ức.
Cảm giác đó hoàn toàn bình thường. Điều quan trọng là đừng để nó quyết định cách bạn làm việc. Cách xử lý gọn: gọi tên điều làm mình khó chịu (việc nhàm, việc ngoài chuyên môn, hay cảm giác bị đối xử không công bằng), hỏi lại cho rõ kết quả cần và thời hạn, tìm phần trong việc có thể làm vui hoặc có ích cho mình, làm cho xong gọn, rồi mới tính tới chuyện trao đổi nếu việc như vậy lặp lại quá nhiều.
Bài này nói về những việc không thích nhưng hợp lý trong công việc. Việc trái đạo đức, trái pháp luật hay gây nguy hiểm thì là chuyện khác — bạn có quyền và nên từ chối, như có nói ở mục cuối.
Gọi tên điều làm mình khó chịu
Việc nhàm, lặp lại. Bạn không ghét việc, chỉ thấy nó chán, kiểu sắp xếp lại hai trăm hồ sơ. Loại này dễ xử lý nhất: chia nhỏ, đặt mốc, làm kèm nhạc nhẹ nếu được, xong là xong.
Việc ngoài chuyên môn. Bạn làm thiết kế mà bị giao soạn hợp đồng, làm kỹ thuật mà bị giao lo tiệc tất niên. Cái khó chịu ở đây là cảm giác “đây không phải việc của mình” và sợ làm không tốt. Loại này cần hỏi kỹ yêu cầu và xin người hướng dẫn.
Việc mình thấy vô nghĩa. Báo cáo mà bạn nghĩ không ai đọc, thủ tục mà bạn thấy thừa. Có khi bạn đúng, có khi bạn chưa thấy việc đó phục vụ ai. Hỏi một câu “kết quả này sẽ dùng vào việc gì?” thường giải quyết được phần lớn.
Cảm giác không công bằng. Việc khó, việc vặt lúc nào cũng rơi vào mình, trong khi người khác được việc hay. Đây là loại ấm ức nặng nhất, vì nó không nằm ở việc mà nằm ở cách phân công. Nó cần được nói ra đúng cách, không nên nuốt mãi.
Vì sao gọi tên quan trọng. Bốn loại trên cần bốn cách xử lý khác nhau. Gom chung lại thành “mình ghét việc này” thì chỉ còn một cách: làm trong bực bội. Tự hỏi “mình khó chịu vì điều gì cụ thể?” trước khi làm gì tiếp là bước nhỏ nhưng đổi hướng cả buổi làm việc.
Năm bước khi vừa nhận việc
Những phút đầu sau khi nhận việc quyết định khá nhiều việc đó trôi chảy hay thành gánh nặng kéo dài:
- Cho mình mười phút để bực. Đi lấy nước, thở chậm, ghi ra giấy điều làm mình khó chịu. Đừng trả lời tin nhắn hay nói gì quan trọng khi đang nóng.
- Hỏi lại cho rõ. Kết quả cuối cùng trông như thế nào, ai dùng, hạn chót là khi nào, mức “đủ tốt” là đến đâu, ai có thể hỗ trợ. Rất nhiều việc trở nên đỡ đáng sợ khi biết rõ chỉ cần làm tới mức nào.
- Ước lượng thời gian thật. Viết ra các bước và thời gian mỗi bước. Việc mình ghét thường bị tưởng tượng to hơn thực tế; con số cụ thể giúp nó trở về đúng kích cỡ.
- Báo ngay nếu va với việc khác. “Em nhận việc này, nhưng như vậy việc B sẽ trễ hai ngày, anh chị thấy ưu tiên cái nào trước?” Câu này không phải từ chối mà là giúp quản lý sắp xếp.
- Đặt lịch bắt đầu sớm. Việc không thích có xu hướng bị đẩy tới sát hạn, và càng đẩy thì càng nặng trong đầu. Bắt đầu với phần dễ nhất ngay trong ngày nhận việc.
Ở bước hỏi lại, giữ giọng tò mò chứ không phải chất vấn. “Để em làm cho đúng ý, anh chị cho em hỏi thêm…” mở ra cuộc trò chuyện dễ chịu hơn nhiều so với “Sao lại là em?”.
Tìm phần có ích cho mình trong việc không thích
Hầu như việc nào cũng giấu một phần có thể làm bạn giỏi lên, quen thêm người, hoặc ít nhất là học được điều gì đó. Một số ví dụ:
| Việc bị giao | Phần có ích có thể tìm | Cách tận dụng |
|---|---|---|
| Tổng hợp số liệu từ nhiều phòng | Hiểu bức tranh toàn công ty, quen người các phòng | Hỏi thêm mỗi phòng một câu về việc họ làm |
| Lo sự kiện nội bộ | Kỹ năng tổ chức, phối hợp, xử lý tình huống | Ghi lại quy trình để lần sau làm nhanh, có thể dùng cho việc khác |
| Soạn lại hồ sơ, tài liệu cũ | Biết lịch sử dự án, những lỗi đã từng mắc | Ghi ra năm điều đáng học từ tài liệu cũ |
| Kèm người mới | Kỹ năng giải thích, nhìn lại việc mình bằng con mắt mới | Viết hướng dẫn ngắn, dùng lại cho người sau |
| Trực điện thoại, trả lời khách thay | Nghe trực tiếp điều khách cần | Ghi các câu hỏi lặp lại, đề xuất cải thiện |
| Việc tay chân vặt | Khoảng nghỉ cho đầu óc sau việc căng | Xếp vào giờ sau ăn trưa, làm kèm nhạc nhẹ |
Đây không phải ép mình “thấy vui” với mọi việc. Có những việc chỉ đơn giản là phải làm. Nhưng tìm được dù chỉ một điểm có ích giúp bạn bước vào việc với tâm thế chủ động hơn, và người chủ động thì ít mệt hơn người bị kéo đi.
Giữ thái độ trước mặt nhóm
Cảm xúc khó chịu là của bạn, và bạn có quyền có nó. Nhưng cách bạn thể hiện nó ở chỗ làm ảnh hưởng tới cả nhóm và tới cách người khác nhìn bạn. Thở dài thườn thượt trong cuộc họp, than với từng người đi ngang bàn, làm việc với vẻ mặt cau có cả tuần — những điều này lan ra nhanh hơn ta nghĩ, và thường khiến người khác ngại làm việc cùng bạn hơn là thông cảm với bạn.
Một cách cân bằng: chọn một người tin cậy để nói thật cảm xúc của mình, có thể là bạn thân ngoài công ty hoặc một đồng nghiệp kín đáo. Với cả nhóm, giữ thái độ trung tính và chuyên nghiệp: nhận việc, hỏi rõ, làm đúng hẹn. Nếu cần nói về sự bất hợp lý, nói trực tiếp với người có quyền thay đổi nó, như ở mục sau, chứ không nói vòng qua cả phòng.
Điều thú vị là nhiều người kể rằng khi họ chọn làm tử tế một việc mình không thích, chính cảm giác ấm ức cũng nhẹ đi. Một phần vì họ thôi nuôi nó bằng lời than, một phần vì làm xong gọn gàng mang lại chút tự hào: “việc khó nhằn mà mình vẫn làm được”. Cảm giác đó không đến từ việc, mà đến từ cách mình chọn đứng trước việc.
Làm cho xong mà không làm qua loa
Việc không thích dễ bị làm cho có, và chính điều đó thường quay lại hại mình: bị trả về, phải làm lại, mất uy tín. Một số cách để làm gọn mà vẫn tử tế:
- Chia thành khối nhỏ có điểm kết. “Hôm nay xong số liệu ba phòng” dễ bắt tay hơn “làm báo cáo tổng hợp”.
- Làm vào khung giờ năng lượng trung bình, giữ giờ tỉnh nhất cho việc chuyên môn mình thích. Như vậy việc không thích không ăn mất phần tốt nhất của ngày.
- Dùng mẫu, danh mục kiểm. Việc vặt lặp lại nên có mẫu sẵn để làm nhanh và không sót.
- Gửi bản nháp sớm. Làm tới khoảng một phần ba thì gửi người giao xem hướng có đúng không. Đỡ phải làm lại cả việc mình đã không thích ngay từ đầu.
- Tự thưởng nhỏ sau mỗi khối. Một ly trà, mười phút đi dạo, đọc vài trang sách. Phần thưởng nhỏ giúp chuỗi việc nhàm có nhịp.
- Ghi lại điều đã làm được. Khi xong, viết hai dòng: việc đã làm, kỹ năng đã dùng. Lần sau đánh giá cuối năm hoặc nói chuyện với quản lý, bạn có bằng chứng cụ thể về đóng góp ngoài chuyên môn.
Khi việc không thích cứ lặp lại mãi
Một lần không thích là chuyện bình thường. Nhưng nếu tháng nào cũng là bạn nhận việc vặt, việc ngoài chuyên môn, đó là chuyện cần nói ra.
Đếm trước khi nói
Trước khi trao đổi, ghi lại trong khoảng một hai tháng: những việc nào ngoài phần chính được giao cho bạn, mất bao nhiêu thời gian, ảnh hưởng tới việc chính ra sao. Số liệu cụ thể giúp cuộc nói chuyện là trao đổi về công việc, không phải cảm xúc.
Nói theo hướng giải pháp
Ví dụ: “Ba tháng qua em làm đầu mối tổng hợp số liệu, mất khoảng một ngày mỗi tuần. Em muốn dành thêm thời gian cho phần phân tích. Mình có thể luân phiên việc tổng hợp giữa các bạn, hoặc em viết lại quy trình để bạn khác làm được không ạ?”. Bạn nói rõ thực tế, nói rõ mong muốn, và đưa ra hai lựa chọn.
Chấp nhận câu trả lời có thể chưa như ý
Có thể quản lý giải thích lý do bạn đang được giao việc đó — có khi vì bạn làm tốt nhất, có khi vì chưa có người khác. Biết lý do cũng là một kết quả. Nếu sau nhiều lần trao đổi mà không có gì thay đổi và bạn thấy không hợp, đó là thông tin để bạn cân nhắc hướng đi dài hạn của mình.
Những việc bạn có quyền từ chối
Tất cả những điều ở trên áp dụng cho việc bạn không thích nhưng hợp lý. Có một nhóm việc khác hẳn: việc trái pháp luật, trái đạo đức, hoặc gây nguy hiểm cho bạn và người khác. Ví dụ: sửa số liệu cho đẹp để báo cáo sai, ký xác nhận điều mình biết là không đúng, làm việc trên cao không có thiết bị an toàn, vận hành máy chưa được hướng dẫn. Với những việc này, không có chuyện “làm cho xong”.
Cách từ chối nên bình tĩnh và rõ ràng: nói điều bạn lo ngại, hỏi lại xem có hiểu nhầm không, và đề nghị cách làm khác đúng quy định. Ghi lại nội dung trao đổi. Nếu bị ép tiếp, tìm tới cấp quản lý cao hơn, bộ phận nhân sự, hoặc kênh phản ánh nội bộ của nơi làm việc. Về mặt quy định cụ thể, nên tìm hiểu văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Ranh giới này giúp bạn yên tâm với phần còn lại: khi đã rõ đâu là việc thật sự không được làm, những việc không thích nhưng hợp lý chỉ còn là chuyện sắp xếp và thái độ — và đó là thứ bạn hoàn toàn điều khiển được.
Câu hỏi thường gặp
Có nên từ chối việc được giao vì không thích không?
Nếu việc hợp lý và nằm trong phạm vi công việc, từ chối chỉ vì không thích dễ gây ấn tượng không tốt. Cách tốt hơn là nhận việc, hỏi rõ yêu cầu, báo nếu va với việc khác, và nếu việc như vậy lặp lại nhiều thì trao đổi với quản lý theo hướng giải pháp.
Làm sao để không mang cảm giác ấm ức về nhà?
Cuối ngày, viết ra điều làm mình khó chịu và một việc sẽ làm tiếp theo, như hỏi lại yêu cầu hay sắp xếp trao đổi. Sau đó làm một việc chuyển trạng thái như đi bộ, tắm, nấu ăn. Kể với người thân cũng giúp, miễn là nói xong rồi để nó lại.
Bị giao việc ngoài chuyên môn mà sợ làm hỏng thì sao?
Nói thật với người giao việc rằng đây là mảng bạn chưa quen, xin một ví dụ cũ hoặc người hướng dẫn, và gửi bản nháp sớm để chỉnh hướng. Hầu hết người giao việc trân trọng sự rõ ràng này hơn là nhận một kết quả sai vào phút cuối.
Đồng nghiệp hay đẩy việc vặt cho mình thì nên làm gì?
Nếu đó không phải phân công của quản lý, bạn có thể từ chối lịch sự kèm lý do, như đang có việc ưu tiên. Nếu tình trạng kéo dài, ghi lại và nói với quản lý theo hướng làm rõ phân công, không theo hướng tố cáo đồng nghiệp.
Làm tốt việc không thích có khiến mình bị giao thêm không?
Có thể có, vì người làm tốt thường được tin cậy giao tiếp. Đó là lý do nên ghi lại những việc ngoài phần chính và trao đổi định kỳ với quản lý. Được tin cậy là điều tốt, nhưng cần đi kèm phân công hợp lý và sự ghi nhận.
