Ngồi vào bàn, mở hộp thư, trả lời vài tin nhắn, xem nhóm chat, đọc lướt tin tức, và khi ngẩng lên thì đã mười giờ mà chưa làm được việc gì của chính mình. Cảm giác đó làm nhiều người mất hứng cả ngày, dù họ không hề lười. Vấn đề nằm ở chỗ buổi sáng không có việc mở màn: ai nhắn trước thì người đó quyết định ngày của bạn.
Gói lại trong một câu: chọn từ tối hôm trước một việc mở màn cụ thể, làm được trong ba mươi đến sáu mươi phút, phụ thuộc chủ yếu vào bạn, và có kết quả nhìn thấy được. Sáng ra, làm việc đó trước khi mở hộp thư hay nhóm chat, trừ khi công việc của bạn bắt buộc phải trả lời ngay. Xong một việc thật trước chín giờ tạo ra cái đà mà cả ngày sau đó được hưởng.
Vì sao việc mở màn quyết định nhịp của cả buổi
Cảm giác làm xong một việc có sức kéo rất lớn. Gạch được một dòng trên danh sách lúc tám giờ rưỡi khiến bạn bước vào phần còn lại của buổi sáng với tâm thế “mình đang làm được”. Ngược lại, khi hai tiếng đầu chỉ là trả lời và phản ứng, bạn có cảm giác bận rộn mà không tiến lên, và đến chiều thì mệt vì những việc chẳng nhớ nổi là gì.
Mở hộp thư trước tiên nghĩa là để người khác xếp lịch cho bạn. Mỗi tin nhắn kéo theo một yêu cầu nhỏ, mỗi yêu cầu nhỏ chen ngang trước việc lớn. Không phải tin nhắn nào cũng xấu, nhưng nếu để chúng đi trước, việc quan trọng của bạn luôn bị đẩy xuống cuối hàng.
Chuyện trì hoãn và cách tập trung sâu có cả một kho nghiên cứu riêng; ở đây chỉ cần nhớ một điều thực tế: đầu óc buổi sáng của đa số người còn tươi, ít bị ngắt quãng. Dành khoảng thời gian đó cho việc của mình là cách đơn giản nhất để cảm thấy ngày có ý nghĩa.
Ba kiểu việc mở màn và hợp với ai
Không có một kiểu đúng cho tất cả. Chọn kiểu theo tâm trạng và năng lượng thường có của bạn vào buổi sáng.
| Kiểu việc mở màn | Ví dụ | Hợp khi | Cẩn thận |
|---|---|---|---|
| Việc khó nhất, quan trọng nhất | Viết phần chính của báo cáo, giải bài tập khó, gọi cuộc điện thoại mình ngại | Buổi sáng bạn tỉnh táo, việc đó đã treo nhiều ngày | Chia nhỏ để làm được trong một giờ, không ôm cả việc |
| Việc nhỏ dễ xong để lấy đà | Trả lời một yêu cầu đang chờ, sắp lại thư mục, sửa một chi tiết nhỏ | Hôm mệt, hôm thứ Hai, hôm sau kỳ nghỉ | Chỉ một hai việc nhỏ, rồi chuyển sang việc chính |
| Việc dọn đường | Đọc lại ghi chú hôm qua, chuẩn bị tài liệu cho việc lớn buổi chiều | Việc lớn cần tài liệu, cần người khác | Dọn đường không được thành cả buổi sáng dọn dẹp |
Phần lớn ngày làm việc, kiểu thứ nhất mang lại cảm giác hứng khởi lớn nhất vì nó gỡ được tảng đá đè trong đầu. Nhưng những hôm mệt, kiểu thứ hai giúp bạn khởi động mà không phải ép mình quá mức, miễn bạn không dừng lại ở đó.
Chọn việc mở màn từ tối hôm trước
Quyết định lúc tối dễ hơn nhiều so với lúc sáng, vì bạn vừa làm xong ngày hôm nay và biết rõ việc gì đang dở. Năm phút trước khi tắt máy là đủ.
- Nhìn lại việc đang dở. Việc nào sắp đến hạn, việc nào đã treo nhiều ngày, việc nào làm xong sẽ khiến mình nhẹ nhõm nhất.
- Chọn đúng một việc. Không phải ba, không phải năm. Danh sách dài để ở chỗ khác; việc mở màn chỉ có một.
- Viết bước đầu tiên cụ thể. Không viết “làm báo cáo quý” mà viết “mở tệp báo cáo, viết phần tóm tắt kết quả tháng mười”. Bước đầu càng rõ, sáng ra càng dễ bắt tay.
- Chuẩn bị sẵn đồ cần dùng. Mở sẵn tệp, để tài liệu trên bàn, ghi số liệu cần tra. Sáng ra không phải đi tìm.
- Viết lên giấy, để chỗ dễ thấy. Một tờ giấy nhỏ trên bàn phím hoặc trên bàn học. Thấy nó trước khi thấy điện thoại.
- Đặt giờ kết thúc. Ví dụ làm tới chín giờ rồi mới mở hộp thư. Có điểm dừng thì dễ bắt đầu hơn.
Nếu tối nào cũng quên, gắn bước này vào một việc cuối ngày cố định như tắt máy tính, rửa cốc hay khoá ngăn bàn.
Tiêu chí của một việc mở màn tốt
Làm được trong ba mươi đến sáu mươi phút. Đủ dài để có kết quả thật, đủ ngắn để không bị cuộc họp đầu giờ cắt ngang. Việc lớn hơn thì cắt ra một lát vừa vặn.
Phụ thuộc chủ yếu vào bạn. Việc cần chờ người khác trả lời không hợp để mở màn, vì bạn sẽ ngồi chờ và lại mở hộp thư. Chọn việc bạn có thể làm từ đầu tới cuối một mình.
Có kết quả nhìn thấy. Một trang viết xong, một bảng tính hoàn chỉnh, một cuộc gọi đã gọi. Kết quả cụ thể cho cảm giác xong, còn “nghiên cứu thêm” thì không bao giờ xong.
Liên quan tới điều bạn quan tâm. Việc mở màn không nhất thiết là việc sếp giao gấp nhất. Có những ngày, việc mở màn tốt nhất là phần của dự án mà bạn thấy hứng thú, vì chính nó thắp lửa cho cả ngày.
Không phải việc phản ứng. Trả lời tin nhắn, đọc tin tức, xem báo cáo của người khác là việc phản ứng. Chúng cần làm, nhưng để sau việc mở màn.
Gợi ý việc mở màn theo từng nghề
Mỗi nghề có nhịp riêng. Những gợi ý dưới đây để bạn hình dung, sửa lại cho hợp với chỗ làm của mình.
- Nhân viên văn phòng, hành chính: hoàn thành một văn bản đang dở, hoặc sắp xếp hồ sơ cho cuộc họp trong ngày.
- Kế toán: đối chiếu một nhóm chứng từ, khoá một phần sổ sách trước khi các yêu cầu khác dồn tới.
- Giáo viên: chuẩn bị kỹ phần khó nhất của tiết dạy hôm nay, hoặc chấm xong một tập bài.
- Nhân viên bán hàng: gọi lại cho một khách đang cân nhắc, hoặc sắp lại khu trưng bày trước giờ đông khách.
- Người làm thiết kế, lập trình, viết lách: một phần việc sáng tạo cụ thể, trước khi mở công cụ trao đổi nhóm.
- Sinh viên mùa thi: một chương, một dạng bài, làm trong một giờ đầu khi đầu óc còn tươi.
- Người làm nội trợ, chăm con: một việc cho riêng mình trong mười lăm phút đầu sau khi con đã đi học, trước khi lao vào việc nhà.
Nếu công việc của bạn bắt buộc phải trực tin nhắn từ sáng sớm, như chăm sóc khách hàng, điều phối, y tế, thì việc mở màn có thể là mười lăm phút đầu ca hoặc khoảng nghỉ đầu tiên. Ý tưởng vẫn vậy: có một việc của mình được làm trước khi ngày cuốn đi.
Khi buổi sáng bị cướp mất
Sếp gọi họp đột xuất. Ghi việc mở màn vào lịch ngay sau cuộc họp, coi như một cuộc hẹn với chính mình. Không để nó trôi luôn sang ngày mai.
Có sự cố cần xử lý gấp. Xử lý sự cố là đúng. Xong rồi, đừng mở hộp thư ngay mà quay lại việc mở màn, dù chỉ làm được hai mươi phút. Cái đà nhỏ vẫn hơn không có đà.
Con ốm, việc nhà đột xuất. Ngày như vậy, việc mở màn có thể chỉ là một bước năm phút. Làm đúng bước đó, gạch đi, và cho phép mình nhẹ tay với phần còn lại.
Đầu óc không vào. Đổi sang kiểu việc nhỏ dễ xong để lấy đà, hoặc đứng dậy đi rót nước rồi quay lại. Nếu tình trạng này kéo dài nhiều tuần, có thể bạn đang mệt mỏi thật sự, cần nghỉ ngơi hoặc nói chuyện với ai đó.
Đồng nghiệp hay ghé hỏi đầu giờ. Báo trước với nhóm khung giờ bạn tập trung, đề nghị họ nhắn và bạn sẽ trả lời sau một giờ. Phần lớn mọi người sẵn lòng nếu được nói rõ.
Xong việc mở màn rồi thì chuyển sang phần còn lại thế nào
Nhiều người làm tốt giờ đầu tiên rồi lại để phần còn lại của buổi sáng trôi đi, vì bước chuyển không rõ. Khi việc mở màn xong, dành hai phút ghi lại kết quả và việc tiếp theo của chính việc đó, để lần sau quay lại không phải nhớ từ đầu. Rồi đứng dậy, rót nước, vươn vai. Khoảng nghỉ ngắn này đánh dấu đoạn đầu đã khép lại.
Sau đó mới mở hộp thư và nhóm chat, nhưng đọc có chủ đích: lọc những tin cần trả lời trong ngày, ghi những tin có thể để chiều, và bỏ qua những thứ chỉ để biết. Nếu có việc phát sinh lớn, đặt nó vào danh sách chứ không lao vào làm ngay, trừ khi thật sự gấp.
Cuối cùng, nhìn lại danh sách việc trong ngày và chọn việc chính thứ hai cho buổi chiều. Cách làm này giúp cái đà buổi sáng nối sang buổi chiều, thay vì đứt ở mười giờ. Ngày nào bạn làm được cả việc mở màn lẫn việc chính buổi chiều, đó là một ngày đáng ăn mừng, dù chỉ bằng một ly nước mình thích.
Những lỗi hay gặp
Chọn việc quá to. “Hoàn thành dự án” không phải việc mở màn mà là cả một tháng. Việc mở màn phải là một lát cắt nhỏ, làm xong được trong buổi sáng.
Mở điện thoại “chỉ xem một chút”. Một chút thường thành nửa tiếng. Để điện thoại úp mặt xa tầm tay, hoặc tắt thông báo trong giờ mở màn.
Đổi việc mở màn khi đang làm. Đang làm thấy khó thì nhảy sang việc khác “dễ hơn”. Kết quả là không việc nào xong. Nếu thật sự bế tắc, ghi lại chỗ vướng rồi mới đổi.
Danh sách mười lăm việc cho buổi sáng. Danh sách dài khiến mọi việc đều như nhau. Giữ danh sách dài ở chỗ khác, buổi sáng chỉ nhìn một dòng.
Tự trách khi không làm được. Có hôm không làm nổi việc mở màn, đó là chuyện thường. Ghi lý do, sửa cách chọn, ngày mai thử lại. Mục tiêu là thói quen dài hạn, không phải một buổi sáng hoàn hảo.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đọc email ngay khi bắt đầu ngày làm việc?
Tuỳ công việc. Nếu bạn ở vị trí phải phản hồi gấp, đọc lướt năm phút để chắc không có gì khẩn cấp, rồi đóng lại. Nếu không, làm việc mở màn trước rồi mới mở hộp thư. Phần lớn email có thể đợi một giờ mà không ai bị ảnh hưởng, còn việc của bạn thì không đợi được mãi.
Làm việc khó nhất trước hay việc dễ trước?
Hôm tỉnh táo, làm việc khó nhất trước thường mang lại cảm giác nhẹ nhõm lớn và giữ hứng cho cả ngày. Hôm mệt hoặc khởi động chậm, làm một việc nhỏ dễ xong để lấy đà, rồi chuyển sang việc khó. Quan trọng là đừng dừng ở việc dễ, coi nó chỉ là bậc thang.
Nếu ngày nào cũng có việc gấp chen ngang thì sao?
Xem lại xem những việc gấp đó có lặp lại theo kiểu nào không. Nếu có, nói chuyện với quản lý hoặc nhóm để sắp lại quy trình. Trong lúc chờ, rút việc mở màn xuống còn hai mươi phút và làm ngay trước giờ việc gấp hay ập tới, ví dụ đến sớm hơn mười lăm phút.
Viết việc mở màn trên giấy hay trên điện thoại?
Giấy thường tốt hơn cho việc mở màn, vì cầm điện thoại lên để xem việc rất dễ dẫn tới mở tin nhắn và mạng xã hội. Một tờ giấy nhỏ trên bàn phím hoặc bàn học là đủ. Danh sách dài hạn thì để ở đâu tiện cho bạn.
Sinh viên không có giờ làm cố định thì áp dụng thế nào?
Việc mở màn của sinh viên là một phần học cụ thể làm trong giờ đầu tiên sau khi thức hoặc sau lớp sáng. Chọn từ tối: một chương, một dạng bài, một trang tiểu luận. Học ở thư viện hoặc góc cố định giúp đầu óc nhận ra đây là lúc vào việc.
Bao lâu thì thấy khác biệt?
Nhiều người thấy khác ngay trong tuần đầu: buổi sáng bớt trôi, cảm giác làm được việc rõ hơn. Để thành nếp thì cần vài tuần giữ đều việc chọn từ tối hôm trước. Ghi lại mỗi ngày đã làm việc mở màn hay chưa sẽ giúp bạn thấy tiến triển.